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FAQs

1. Was ist DSS?

DSS steht für Digital Speech Standard. Dies ist der international führende Standard für digitale Sprachverarbeitung, der von den Firmen Grundig, Philips, IBM und Olympus entwickelt und durch die IVA (International Voice Association) festgelegt wurde. Der Standard gewährleistet die Kompatibilität digitaler Audiodateien, die Dateien sind hoch komprimiert und daher schnell übertragbar (DFÜ/Telefon), des Weiteren erleichtert dies die Speicherung der Diktate. Das DSS-Format besticht durch eine hervorragende Tonqualität für Sprachaufnahmen, sogar leise gesprochene Texte sind klar verständlich. Seit seiner Einführung hat sich das DSS als Dateiformat für professionelle Sprachdateien durchgesetzt.

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2. Was ist DSSPro oder DS2?

Im Prinzip bedeutet beides das Gleiche. Das DSSPro-Format verfügt durch die 16-kHz-Abtastung über eine sehr natürliche Wiedergabe der menschlichen Stimme, Vorteile sind: sehr klar verständlich, Tonlagen oder Ton-Variationen der Stimme sind gut herauszuhören (wichtig z.B. bei Psychologie-Dokumentationen). Des Weiteren unterstützt es die Echtzeit-Verschlüsselung während der Aufnahme und sichert dadurch vertrauliche Diktate.

Im Gegensatz zu den meisten Schreibbüros ist es uns auch möglich, dieses Format zu verarbeiten, Sie brauchen also aus diesem Grunde nicht ihr digitales System zu verändern.

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3. Welche Diktiervorlagen können verarbeitet werden?

Grundsätzlich können schriftliche, mündliche, analoge sowie digitale Vorlagen verarbeitet werden.

Wir transkribieren aufgrund von hand- oder maschinenschriftlichen Vorlagen, Telefondiktaten, analogen Bändern (Grundig, Philips) oder digitalen Dateien (.dss, .ds2, .wav und andere).

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4. Warum arbeiten wir nicht mit automatischer Spracherkennung?

Grundsätzlich scheint das eine gute Sache zu sein: Einfach diktieren, automatisch per PC aufschreiben.

Aber: Wie verarbeitet der PC Ihren Dialekt? Wie glättet er die Umgangssprache? Was passiert mit „falsch verstandenen“ Worten oder mit Spezialausdrücken? Wie geht das System mit Ihren zwischengesprochenen Anweisungen um?

Sie merken schon: Eine Sekretärin kann durch so ein System nicht ersetzt werden. Sie haben spezielle Wünsche für den Text – Ihre Sekretärin kann sie umsetzen.

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5. Für wen ist digitales Diktieren sinnvoll?

Wer viel unterwegs ist oder einen aushäusigen Job erledigt und trotzdem schnell seine Gedanken festhalten möchte, wer lange Zugfahrten nutzen möchte, wer viel „textet“ und nicht seine Zeit mit transkribieren verschwenden möchte, wer schlicht keine Zeit zum transkribieren hat – für den ist digitales Diktieren einfach eine geniale Lösung.

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6. Welches Gerät ist für mich das beste?

Grundsätzlich ist analoges Diktieren heute out. Die Gründe sind die physischen Transportwege vom Diktierenden zum Schreibenden, die Anfälligkeit des Magnetbandes für Störungen, ungewünschte Löschvorgänge, Verlegen / Zerstören der Bänder, umständliche Zugriffsmöglichkeiten auf einzelne Texte. Dennoch sind wir bereit, analoge Texte für Sie zu verarbeiten.

Digitales Diktieren ist heute gang und gäbe. Die Diktate können sekretariatskonform aufbereitet werden, sind weniger anfällig für Zerstörungen oder Löschungen. Wird ein digitales Diktat einmal versehentlich gelöscht, haben Sie immer noch ihre eigene Aufnahme im Diktiergerät. Des Weiteren ist es problemlos vervielfältigbar.

Digital erstellte Diktate haben den großen Vorteil, dass sie nicht mehr im eigenen Büro/in der eigenen Kanzlei o.ä. geschrieben werden müssen,  sondern können ohne Probleme outgesourct oder weitergegeben werden.

Demnach ist die Frage bei einer Neuanschaffung schnell zu beantworten.

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7. Kann ich eine Aufnahme auch nur abschnittweise transkribieren lassen?

Wenn Sie nur eine teilweise Verschriftlichung Ihrer Daten wünschen, schneiden bitte Sie die Aufnahmen entsprechend im Vorfeld. Transkriptionsfertig geschnittene Aufnahmen nehmen wir gerne an. Zum Bearbeiten/Schneiden gibt es kostenfreie Programme wie „Audacity“ oder „mp3DirectCut“.

Digitales Diktieren ist heute gang und gäbe. Die Diktate können sekretariatskonform aufbereitet werden, sind weniger anfällig für Zerstörungen oder Löschungen. Wird ein digitales Diktat einmal versehentlich gelöscht, haben Sie immer noch ihre eigene Aufnahme im Diktiergerät. Des Weiteren ist es problemlos vervielfältigbar.

Digital erstellte Diktate haben den großen Vorteil, dass sie nicht mehr im eigenen Büro/in der eigenen Kanzlei o.ä. geschrieben werden müssen,  sondern können ohne Probleme outgesourct oder weitergegeben werden.

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8. Wie werden Ihre Daten an Sie ausgeliefert?

Je nach Vereinbarung kann per E-Mail, per Datenträger (Stick, CD o.ä.) oder als gedrucktes Exemplar geliefert werden.

Wir liefern pünktlich wie zum Auftragsbeginn vereinbart.

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9. Was sind Serienbriefe?

Ein Serienbrief ist ein Brief/Text/Dokument, der/das an viele (bis tausende) Adressen versendet wird, stets mit dem überwiegend gleichen Text, jedoch mit ständig wechselnden Ansprechpartnern und/oder Adressen – der Brief geht also in Serie. Mit der wechselnden Adresse/Anrede erweckt er einen persönlichen Eindruck.

Ein Sekretariat hat hierfür dank moderner Software Möglichkeiten, mit relativ kleinem Aufwand große Mengen an Briefen und Adressen zu bewältigen.

Grundlage hierfür ist stets eine Datenbank oder eine Tabelle sowie ein als Vorlage fungierender, für alle gleichlautender Text.

Die Datenbank enthält variablen Daten wie Anschrift, Name, Anrede u. a., die mithilfe von Feldern in die Textvorlage eingefügt werden.

Die Datenbank bietet ferner die Möglichkeit, die Texte z. B. nach Postleitzahlen, nach Männlein/Weiblein oder anderen Suchkriterien zu sortieren und in Gruppen zu fassen.

Das macht Sinn z. B. beim Postversand als Infobrief – nach Postleitzahlen sortiert.

Ebenso ist es auch möglich, weiter zu individualisieren, wie nach Geburtsdatum, nach eigentlich jedem Kriterium, das vom Autor der Datenbank einem Eintrag zugeordnet wird.

Serienbriefe können mit open-source-Mitteln wie auch mit etablierten Textprogrammen erstellt werden, ein Assistent begleitet den Schreibenden schrittweise durch den Vorgang.

Die Abwicklung von Serienbriefen kann problemlos von externen Dienstleistern durchgeführt werden. Sie können neben Datenpflege, Druck und Kuvertierung auch die Portooptimierung übernehmen. Damit werden bei großen Stückzahlen personelle und finanzielle Ressourcen des Versenders geschont.

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10. Was ist "Neue deutsche Rechtschreibung"?

Im deutschen Schriftverkehr nutzt man allgemeingültig die Schreibweise des DUDEN. Das wohl allseits bekannte Werk erschien erstmals 1880 als schmales Bändchen von gut 200 Seiten und rund 27.000 Stichwörtern. Heutzutage lesen wir bereits in der 25. Auflage des millionenfach bewährten Standardwerks. Die ständige Pflege, Erweiterung und Aktualisierung endet bis heute in einem aktuellen Werk der gültigen amtlichen Rechtschreibung. Es enthält mehr als 135.000 Einträge samt Entlehnungen aus fremden Sprachen, Teilen der deutschen Gegenwartssprache, Regeln zur Rechtschreibung und Zeichensetzung, Sprachstatistik, Empfehlungen zur Darstellung der Zahlen und Zeichen. Die ständige Entwicklung der Sprache, die Spracheinflüsse, gesellschaftliche Entwicklungen formen die Sprache weiter. Daher einigen wir uns heutzutage auf den Stand der 25. Auflage des Nachschlagewerkes. Die Fähigkeit, korrekt zu schreiben, behauptet ihren hohen Stellenwert auch im Zeitalter computergestützter Informations- und Kommunikationsprozesse. Vereinheitlichung der Schreib- und Darstellungsweisen ist Grundlage zum „richtigen Schreiben“. Wer könnte sonst bereits im Diktat der Schulkinder festlegen, was nun richtig, was falsch geschrieben ist?

Wir bezeichnen heute die „Neue deutsche Rechtschreibung“ als das Resultat aus der Rechtschreibreform von 1996 mit ihren nachträglichen Änderungen von 2004 und 2006. Am 2. März 2006 hat die Kultusministerkonferenz (KMK) die vom Rat für deutsche Rechtschreibung vorgeschlagenen Änderungen übernommen, die seit dem 1. August 2006 gelten und mit dem 1. August 2007 verbindlich wurden. Nach wie vor existieren teilweise etliche Schreibweisen nebeneinander. Der Duden empfiehlt jeweils eine Schreibweise, diese ist dann diejenige, welche wir im Büro von MeaScriba verbindlich und einheitlich nutzen.

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11. Was ist Formatierung/formatieren?

Formatierung (von Latein: forma = Gestalt, Form) beschreibt die Form eines Textes. Beim Schreiben eines Textes gibt es die Möglichkeit, den Text entweder nach vorgegebenen Formen (z. B. DIN 5008) zu gestalten oder nach Geschmack des Schreibenden ansehnlich zu präsentieren. Bei Geschäftsbriefen, Protokollen und anderen Dingen des Geschäftslebens gibt es fest vorgegebene Rahmen. Indem der Schreiber sich an diese hält, schafft man für alle diese Texte eine einheitliche Struktur und eine übersichtliche Darstellung. Stilblüten wie z.B. Smilies in Bilanzen oder Präsentationen sind zwar nett, aber im Geschäftsleben halt nicht üblich Zwinkernd

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12. Welche Ausbildung haben unsere Mitarbeiter?

Unsere Mitarbeiter kommen aus kaufmännischen Berufen. Jeder von ihnen hat eine kaufmännische Ausbildung oder – je nach Auftragsaufkommen – eine IT- oder Buchhalter-Ausbildung. Jeder Mitarbeiter wird bei uns im Hause insbesondere auf die Anforderungen unserer Kunden und im Umgang mit unserer technischen Infrastruktur geschult.

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13. Daten zur Datenrekontruktion

Eine heutige Festplatte speichert 2 Terrabyte – das sind 2.000.000.000.000 bytes.

Eine Diskette speichert 1.44Mb – Sie müssten 1.388.888.888 Disketten für die Sicherung benutzen.

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14. Haben Sie Fragen, die hier nicht aufgelistet sind?

Schreiben Sie uns, vielleicht interessiert Ihre Frage auch weitere Personen! Dann kann sie hier mit in die FAQs aufgenommen werden.

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