Ein Serienbrief ist ein Brief/Text/Dokument, der/das an viele (bis tausende) Adressen versendet wird, stets mit dem überwiegend gleichen Text, jedoch mit ständig wechselnden Ansprechpartnern und/oder Adressen – der Brief geht also in Serie.

Mit der wechselnden Adresse/Anrede erweckt er einen persönlichen Eindruck.

Ein Sekretariat hat hierfür dank moderner Software Möglichkeiten, mit relativ kleinem Aufwand große Mengen an Briefen und Adressen zu bewältigen. Grundlage hierfür ist stets eine Datenbank oder eine Tabelle sowie ein als Vorlage fungierender, für alle gleichlautender Text. Die Datenbank enthält variablen Daten wie Anschrift, Name, Anrede u. a., die mithilfe von Feldern in die Textvorlage eingefügt werden. Die Datenbank bietet ferner die Möglichkeit, die Texte z. B. nach Postleitzahlen, nach Männlein/Weiblein oder anderen Suchkriterien zu sortieren und in Gruppen zu fassen.

Das macht Sinn z. B. beim Postversand als Infobrief – nach Postleitzahlen sortiert. Ebenso ist es auch möglich, weiter zu individualisieren, wie nach Geburtsdatum, nach eigentlich jedem Kriterium, das vom Autor der Datenbank einem Eintrag zugeordnet wird.

Serienbriefe können mit open-source-Mitteln wie auch mit etablierten Textprogrammen erstellt werden, ein Assistent begleitet den Schreibenden schrittweise durch den Vorgang. Die Abwicklung von Serienbriefen kann problemlos von externen Dienstleistern durchgeführt werden. Sie können neben Datenpflege, Druck und Kuvertierung auch die Portooptimierung übernehmen. Damit werden bei großen Stückzahlen personelle und finanzielle Ressourcen des Versenders geschont.